通知函的正确格式需根据其用途和紧急程度进行调整，但基本结构保持一致。以下是综合多个权威来源的格式要求及示例：
一、基本结构要素
标题 - 通常包含发文机关、事由和文种（如“关于……的通知”）
- 紧急通知可省略发文机关，直接标注事由（如“紧急通知：……”）
称呼
- 对象为具体个人时使用姓名或职称（如“张三同志”）
- 对单位使用全称（如“XX公司”）
- 简短通知可省略称呼，直接进入正文
正文
- 开头： 说明发文依据、背景或目的（如“根据上级指示，现就……事项通知如下”） - 主体
- 结尾：明确回复要求（如“请于2025年10月15日前书面回复”）
落款 - 包含发文机关名称和日期，分两行书写
二、格式要求
标题格式：
正式文件需完整标注发文机关、事由、文种（如“XX单位关于……的通知”）
简短通知可简化为“关于……的通知”
行文规范：
采用条款式行文，语言简洁明了，便于执行
重要或紧急事项需加粗标题
附件处理：
附件应作为正文字号后的第一项罗列
转发文件无需重复标注“附件”
三、示例参考
正式通知函
```
关于召开年度工作会议的通知
各科室：
根据单位工作安排，现决定召开2025年度工作会议，具体事项如下：
一、会议时间：2025年5月10日（星期三）
二、会议地点：单位三楼会议室
三、参会人员：全体工作人员
四、会议内容：总结2024年工作，部署2025年任务
请各科室于2025年4月25日前将参会人员名单报人事部。
特此通知。
（单位名称）
2025年4月20日
```
紧急通知函
```
关于立即处理安全隐患的通知
各部门：
经安全检查发现，单位部分区域存在消防隐患，需立即整改。请相关科室在1小时内完成排查，并于12小时内提交整改报告。
特此紧急通知。
（单位名称）
2025年4月25日
```
四、注意事项
文种选择：
- 指示性通知（如政策发布）需明确指令性语言
- 周知性通知（如会议安排）需保持中性表述
签发要求：
- 正式文件需加盖公章，重要文件需领导签发
时效性：
- 特殊紧急事项需使用“特此通知”等强调性用语
通过规范格式和严谨行文，可确保通知函的法律效力和执行效率。
