联络函的写作需要遵循一定的格式和规范，以确保信息传递的准确性和专业性。以下是撰写联络函的详细指南：

一、基本格式结构

标题

简洁明了地说明联络目的，例如“关于[具体事项]的联络函”或“合作项目推进通知”。

收件人信息

- 单位名称：

完整标注对方公司或机构的名称。

- 地址：可选填，用于正式文件送达。

正文内容

- 开头：

说明联络背景，表达感谢或说明事由（如业务合作、问题反馈等）。

- 主体：具体陈述需要沟通的事项，包括：

- 事项描述：明确事件、问题或合作内容。

- 原因分析：说明产生问题的原因或合作需求。

- 解决方案/请求：提出具体建议或需要对方配合的事项。

- 结尾：表达对对方支持的感谢，并说明回复期限或联系方式。

落款

包含发函单位名称、日期及负责人签名。

二、写作要点

准确性

- 用词精准，避免模糊表述，确保信息传达无误。

- 数据和事实需核对，如采购数量、合同条款等。

简洁性

- 用最简短文字表达核心内容，避免冗长拖沓。

具体性

- 明确需对方回应的具体事项及时间节点。

礼貌性

- 采用正式而友好的语气，维护双方合作关系。

三、示例参考

工作联络函

> 尊敬的[供应商名称]：

> 我们长期合作中，贵司产品供应稳定，感谢支持。现因[具体原因]需调整采购计划，希望贵司配合调整送货安排。> 期待贵司回复，共同维护长期合作关系。

人事变动说明

> 尊敬的[合作单位名称]：

> 我公司业务员[姓名]因个人发展调整，将离职。其工作已交接完毕，后续业务合作将由[接任人姓名]负责。> 对合作期间支持表示感谢。

四、注意事项

格式规范：

使用公司信函模板，确保排版整洁。

附件说明：如需附合同、报价单等文件，需在正文中明确标注。

跟进机制：设定合理回复期限，避免因沟通不畅影响合作。

通过以上结构与要点，可有效提升联络函的专业性和沟通效率。